Pasirašėte dokumentą elektroniniu parašu. Viskas? Ne visai.
Elektroninis parašas tapo neatsiejama verslo dalimi: sutartys, aktai, darbo dokumentai ir įgaliojimai šiandien pasirašomi vos keliais mygtuko paspaudimais.
Tačiau ar tikrai kiekvienas dokumentas, kuriame matome „elektroninį parašą“, yra tinkamai pasirašytas?
Didžiausia praktinė klaida – manyti, kad parašo atvaizdas PDF faile jau savaime garantuoja dokumento autentiškumą. Elektroninis parašas nėra tiesiog parašo paveikslėlis.
Šiame straipsnyje paprastai ir be sudėtingų teisinių terminų – ką svarbu žinoti kiekvienam įmonės vadovui ir buhalteriui.
Pagal ES eIDAS reglamentą elektroniniai parašai gali būti skirtingo lygio. Praktikoje svarbiausia suprasti skirtumą tarp paprastojo, pažangiojo ir kvalifikuoto elektroninio parašo.
Svarbu: tai nereiškia, kad nekvalifikuotas elektroninis parašas automatiškai yra „negaliojantis“. Jo teisinė reikšmė vertinama pagal konkrečią situaciją ir taikytinus teisės aktus.
Kai dokumentas yra svarbus finansiškai ar teisiškai ir norite maksimaliai aiškaus pasirašančio asmens identifikavimo bei parašo teisinio statuso, praktiška rinktis kvalifikuotą elektroninį parašą.
Pavyzdžiui, dokumentus galima pasirašyti naudojant kvalifikuotą „Smart-ID“, „Mobile-ID“ ar kitą kvalifikuoto elektroninio parašo priemonę.
Atkreipkite dėmesį: „Smart-ID Basic“ ir kvalifikuoto elektroninio parašo lygio „Smart-ID“ nėra tas pats.
Prieš paspausdami mygtuką „Pasirašyti“, skirkite kelias minutes dokumento patikrinimui.
Įsitikinkite, kad teisingai nurodyta:
Elektroninis parašas neištaiso dokumento klaidų.
Jeigu pasirašysite sutartį su neteisingu įmonės kodu ar klaidinga suma, elektroniniu parašu bus pasirašyta būtent tokia dokumento versija.
Tai viena paprasčiausių, bet dažnai pamirštamų taisyklių.
Jeigu po pasirašymo pakeisite dokumento tekstą, parašo tikrinimo metu gali būti nustatyta, kad dokumento turinys buvo pakeistas po pasirašymo.
Taigi taisyklė paprasta:
Pirmiausia – galutinė dokumento versija. Tik tada – elektroninis parašas.
Gavę sutartį iš kliento, tiekėjo ar partnerio, neapsiribokite vien tuo, kad dokumente matomas parašo simbolis.
Atlikite greitą keturių žingsnių patikrą.
Patikrinkite pasirašiusio asmens vardą ir pavardę. Jeigu dokumentas pasirašomas įmonės vardu, įsitikinkite, kad asmuo turi teisę įmonei atstovauti.
Patikrinkite elektroninio parašo galiojimą ir sertifikato būseną naudodami patikimą parašo tikrinimo priemonę.
Patikrinimo sistema turi parodyti, ar dokumento turinys atitinka tą turinį, kuris buvo pasirašytas.
Jeigu sutartį turi pasirašyti dvi ar daugiau šalių, patikrinkite, ar dokumente yra visi reikalingi parašai.
Ne.
Lietuvoje verslas dažnai susiduria su .adoc formato elektroniniais dokumentais.
ADOC yra elektroninio dokumento formatas, kuriame kartu saugomas dokumento turinys, metaduomenys ir elektroninio parašo informacija.
Svarbu: jeigu gavote originalų ADOC failą, saugokite būtent jį. Nepakanka turėti tik iš jo sukurtą PDF peržiūros kopiją ar ekrano nuotrauką.
Jeigu ADOC dokumentą konvertuosite į kitą formatą ir išsaugosite tik gautą kopiją, galite nebeišsaugoti visos originalios elektroninio dokumento ir parašo struktūros.
| Klaida | Kas gali nutikti? | Kaip daryti teisingai? |
|---|---|---|
| 1. Saugoma tik PDF kopija arba nuotrauka | Gali būti prarasta informacija apie elektroninį parašą. | Saugokite originalų pasirašytą elektroninį failą. |
| 2. Dokumentas redaguojamas po pasirašymo | Gali būti nustatytas dokumento vientisumo pažeidimas. | Jeigu reikia pakeitimų, parenkite naują versiją ir pasirašykite iš naujo. |
| 3. Tikrinamas tik parašo paveikslėlis | Vien atvaizdas nepatvirtina elektroninio parašo galiojimo. | Patikrinkite parašą elektroniniu būdu. |
| 4. Nepatikrinama pasirašančio asmens teisė atstovauti įmonei | Gali kilti klausimų dėl asmens teisės pasirašyti įmonės vardu. | Patikrinkite, kas pasirašo ir kokiu pagrindu. |
| 5. El. laiškas „Sutinku“ laikomas lygiaverčiu kvalifikuotam parašui | Tokio susirašinėjimo teisinė reikšmė priklauso nuo konkrečios situacijos ir taikytinų reikalavimų. | Svarbiems dokumentams naudokite tinkamą elektroninio pasirašymo būdą. |
Buhalterijoje dažnai dirbama su sutartimis, priėmimo–perdavimo aktais, įgaliojimais, darbo dokumentais ir kitais elektroniniais dokumentais.
Kad vėliau nereikėtų ieškoti, kur dingo originalas, įmonėje verta turėti paprastą dokumentų tvarkymo grandinę:
Gauti dokumentą → Patikrinti turinį → Patikrinti elektroninį parašą → Patikrinti pasirašančio asmens teisę → Išsaugoti ORIGINALŲ failą → Perduoti į apskaitą
Ši paprasta tvarka padeda išvengti situacijos, kai buhalterijai perduodama tik PDF kopija, ekrano nuotrauka arba dokumentas, kurio elektroninio parašo jau neįmanoma tinkamai patikrinti.
Ne visada.
Elektroninis laiškas gali turėti įrodomąją reikšmę, tačiau paprastas atsakymas „Sutinku“ nėra automatiškai tas pats, kas kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašytas dokumentas.
Jeigu konkrečiam dokumentui ar sandoriui svarbi rašytinė forma ir patikimas pasirašančio asmens identifikavimas, verta pasirinkti tinkamą elektroninio pasirašymo būdą.
Elektroninio parašo galiojimą verta tikrinti naudojant oficialias arba patikimas elektroninio parašo tikrinimo priemones.
ADOC dokumentams galima naudoti Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos elektroninių dokumentų tikrinimo priemones.
https://archyvai.lrv.lt/lt/paslaugos/adoc-dokumentai/
Bendrai informacijai apie elektroninį parašą ir kvalifikuotas patikimumo užtikrinimo paslaugas galima vadovautis Lietuvos Respublikos ryšių reguliavimo tarnybos (RRT) skelbiama informacija. https://rrt.lt/veiklos-sritys/skaitmenine-erdve/patikimumo-uztikrinimo-paslaugos/kvalifikuoti-sertifikatai
Elektroninis parašas nėra tik parašo paveikslėlis dokumente.
Tinkamai sutvarkytas elektroninis dokumentas turi būti:
Prieš priimdami svarbų elektroninį dokumentą užduokite sau keturis paprastus klausimus:
Kas pasirašė?
Ką pasirašė?
Ar parašas galioja?
Ar išsaugojome originalų elektroninį dokumentą?
Jeigu į visus keturis klausimus galite atsakyti „taip“, dokumentas yra tinkamai paruoštas tolesniam naudojimui ir saugojimui.
Elektroninis dokumentų pasirašymas gali gerokai palengvinti kasdienį verslo darbą. Tačiau svarbu prisiminti: pasirašyti dokumentą neužtenka – reikia mokėti jį patikrinti ir tinkamai išsaugoti.
Tai ypač svarbu dokumentams, kurie vėliau gali būti reikalingi apskaitoje, mokesčių administratoriui, darbo santykiuose ar sprendžiant ginčą.
Geras įprotis šiandien gali sutaupyti daug laiko ir problemų ateityje.
Informacija parengta 2026 m. rugpjūtį. Straipsnis yra bendro pobūdžio informacija ir nepakeičia individualaus teisinio vertinimo konkrečioje situacijoje.
Prisistatykite — ir iš karto atsakysiu:
